Achter de schermen viering jubileum

Een feestje van een paar uur op een zaterdag, dat regel je toch zo? Niets is minder waar. Om een en ander goed te laten verlopen vereist een hele organisatie. Daar is een groep mensen van (binnen en buiten) de club een hele tijd behoorlijk druk mee geweest. 

Om jullie deelgenoot te maken van de wederwaardigheden die komen kijken bij het organiseren van de festiviteiten heb ik voor jullie onderstaand verhaal gemaakt.  

In de ledenvergadering van 2019 melden Louki Ennik en Noor Gast zich spontaan aan om iets te organiseren. Er wordt een budget beschikbaar gesteld om iets leuks voor de leden te doen. 

De jubileumcommissie wordt in de loop van 2019/2020 uitgebreid met Paulien Galema, Petra van der Wal en Anneke Zijlstra en is bijna een jaar lang bezig met de voorbereiding. Na een aantal bijeenkomsten is het dagprogramma al min of meer rond. Maar in maart gooit, zoals we allen aan den lijve hebben ondervonden, Corona roet in het eten. Doorgaan of niet? Alex Reijnders, voormalig trainer en coach van het duo Elting / Haarhuis en die met leden van Mentheda bekend is vanwege deelname aan zijn tennisreizen naar Turkije, zal vanuit Eindhoven naar Middelstum komen voor het geven van clinics samen met oud-trainer Steven de Groot. Na de persconferenties van het kabinet en veel wikken en wegen in de commissie, wordt besloten het jubileum samen met de renovatie van de banen op een aangepaste, kleinere manier te vieren. Een middag in plaats van een dag. Minder mensen op het park zodat de Coronaregels beter gevolgd kunnen worden. De CLINICS van Alex sneuvelen daardoor, maar de toezegging is er dat hij bij een andere gelegenheid graag een keer naar Middelstum komt. 

Het bestuur besluit in de zomer van 2019, op voorstel van Louki en ondergetekende, bij het jubileum van de club een Koninklijke Onderscheiding voor Jan Gast aan te vragen vanwege al zijn verdiensten, uiteraard in de wetenschap dat dit door Jan hogelijk gewaardeerd zal worden en dat dit voorstel door veel leden gedragen wordt. Hoe vaak horen we niet: deze man verdient een standbeeld of woorden van gelijke strekking. Zo’n aanvraag betekent wel zwijgplicht voor alle betrokkenen!

Ongeveer een half jaar voor 29 augustus wordt de aanvraag voor de decoratie opgesteld door de jubileumcommissie en ingediend bij de gemeente. De aanvraag moet voldoende worden gemotiveerd. Mede dankzij de niet aflatende inzet van Louki is het gelukt zoals we nu allemaal weten! Begin augustus 2020 wordt bekend dat de aanvraag is gehonoreerd. Noor kan familie en naaste vrienden definitief uitnodigen. Het wordt wel steeds moeilijker om het stil te houden, en ondanks bijna-versprekingen is ook dat gelukt. 

Er moet muziek op de baan komen. Een bandje? Informatie leert dat dat best wel veel geld kost. Als alternatief wordt Frans Luttje gevraagd, hij verzorgde vaker de muziek bij clubevenementen. Frans wil het graag doen en gaat aan de slag om muziek uit de 80er jaren en later op te nemen. Op verzoek van de commissie komt er ook nog een microfoon, nodig voor de toespraken en tennisuitleg etc. 

Ellie zegt toe om foto’s te maken. Ook verzorgt zij de verslagen voorzien van een paar leuke foto’s over het jubileum naar de pers. Ze heeft ook 2 presentaties in voorbereiding.  Van de baanrenovatie en een heleboel foto’s uit de geschiedenis Mentheda. Deze presentaties draaiden later in de tent. 

Wie gaat/gaan de vlag hijsen. Dat moet ook geregeld. Aaf ten Wolde als oudste lid en Marin Gast als jongste lid worden gevraagd en gaan het doen. Jopie, de vaste supporter bij de woensdagmorgentoss krijgt de taak om de vlag aan ze te overhandigen. 

Er moet een traktatie bij de koffie/thee komen. Besloten wordt Petit Fours te bestellen bij bakker Henk Post.

In eerste instantie zou Everts partycatering een barbecue verzorgen, de geplande bbq is met het dagprogramma geannuleerd. De opdracht wordt omgezet in lekkere hapjes aan het eind van de middag. 

Om een en ander een feestelijk en gedenkwaardig tintje te geven wordt besloten pennen met jubileumopdruk aan te schaffen. Hierover krijgen we jaarlijks reclame toegezonden, er is een bestelformulier dus dat lijkt een makkie. Vergeet het maar, Louki moet alles op haren en snaren zetten om de pennen in de week voor 29 augustus geleverd te krijgen. 

Daarnaast wordt de leden de mogelijkheid geboden een jubileumshirt aan te schaffen. Dit is een project van Anneke en Petra. Zij zorgen via Sporthuis Winsum voor maatshirts in de kantine, maar ja die mogen niet gepast worden vanwege Corona. Voor veel mensen dus een gokje. Uiteindelijk lijken alle shirts wel te passen en volgens de burgemeester kon hij wel zien dat we allemaal familie waren want we hebben op het feest immers allemaal dezelfde kleding aan! 

Dit is ook het moment dat de uitnodigingen de deur uitgaan, leden kunnen aangeven of ze komen, of ze meedoen aan de toss (die toen nog op het programma stond) en of ze een shirt willen, zo ja in welke maat. Uiteraard geldt er een aanmeldtermijn. Omdat de opgaven een beetje achterbleven is de aanmeld- en besteltermijn nog een keer verlengd. Dus herinneringen de deur uit. Uiteindelijk melden zich 37 leden aan. 

Verder moet er administratief en voor de aankleding ook het een en ander geregeld worden, o.a.:
·       aanwezigheidslijsten met gegevens voor mogelijk contactonderzoek
·       consumptielijsten
·       huren betaalapparaten om met pin te kunnen betalen
·       bijhouden van de financien
·       aankoop van ontsmettingsmiddelen, wegwerp bekers, bordjes,
glazen, slingers, versieringen, enz.
·       huren van tafels en stoelen
Dit alles wordt uitgevoerd door Anneke en Petra, de financiën zijn de verantwoordelijkheid van Noor. 

En de kantine inkoop moet geregeld, dat is de taak van Yvonne en Kee
·       koffie/thee
·       bier, wijn en frisdrank

Omdat Noor weet dat Jan de onderscheiding krijgt trakteert zij en zorgt zij voor gekoelde bubbels voor iedereen. 

Ilse Zijlstra zal assisteren bij de catering, zij mag samen met Anneke achter de buitenbar (want behorend tot dezelfde huishouding!) 

Diverse mensen stellen privé materiaal ter beschikking voor een goed verloop. 

De pers is / moet ingelicht.
Henkjan maakt de posters voor 1,5 meter afstand. 

Als alternatief voor de CLINICS van Alex Reijnders, is de huidige trainer Stan Naaktgeboren, benaderd of hij samen met Steven de Groot iets op onze banen wil organiseren. Nou, dat wil heel graag doen. Samen met Steven is een leuk programma gemaakt met een aantal drills op de baan en bij de oefenmuur en een tiebreak toernooitje. Zij moeten ook in het complot worden betrokken om Jan Gast op de baan te hebben wanneer de burgemeester op het park arriveert. Het idee is om Jan (nietsvermoedend) van de baan te plukken. Ook dat is prima gelukt, de burgemeester was zeer onder de indruk van het spel van Jan. 

Het is van de zomer heel lang mooi weer en dan is het de week voor het feest en de weersverwachting voor de zaterdag is niet al te best. Op donderdag werkt Jan zich uit de naad om overkappingen van dekzeil op het terras en aan de tennismuur te maken. Aan het eind van de dag ziet dat er prima uit. Schoonzoon Jan Rennes (partner van Annemiek Gast) biedt spontaan aan een legertent op het terrein te plaatsen. Hebben we extra ruimte aan onderdak bij regen. Jan en Jan zetten donderdagavond de tent op, zou in een half uur staan. Duurt uiteindelijk wel iets langer en kost nog behoorlijk wat zweetdruppels. De tent zo ver mogelijk naar achteren tegen de bossages. Bij het slaan van de haringen in het struikgewas zien Annemiek en ik geen Bosjesmannen maar BosJannen! 

Op vrijdagmorgen vroeg gaat Jan naar de baan om te zien hoe de zeilen zich gehouden hebben want het heeft ’s nachts wel gewaaid. Prima. In de loop van vrijdagmorgen komt er een windvlaag onder het zeil en alles waait op. Dat is dus helemaal niet prima. Zeilen kapot, dus alles er weer af (mopper, mopper) en de gok maar nemen dat het zaterdag droog is. 

In de week vooraf ook nog een bijeenkomst van de commissie met de vrijwilligers Kee (ook namens Korrie en Yvonne) en Ellie (ook namens Frans) om alle zaken die spelen af te stemmen. Wie doet wat en wanneer.
Afgesproken wordt dat vrijdagmiddag een groepje al zoveel mogelijk klaarzet. Onder leiding van Paulien wordt er nog driftig schoongemaakt op terras en onder het afdak. Frans en Ellie brengen benodigde geluid-, muziek- en foto-apparatuur en beginnen met installatie. Tafels en stoelen komen dan ook.

Zaterdagmorgen iedereen (ook Henkjan) om 10 uur present voor de versiering/aankleding. Om 12 uur is alles klaar voor ontvangst van de gasten, tafel met pennen bij de entree, koffie/thee is in de maak, de jubileumshirts liggen klaar op maat, de muziek speelt, de presentaties draaien, de banen liggen er mooi bij en het is en blijft droog!  

Aan het eind kan iedereen afrekenen bij Ilse die met verve het mobiele pinapparaat bedient en gaan alle bonnetjes naar Noor. 

Kee gaat op maandagmorgen nog even naar de baan want de gehuurde tafels en stoelen worden weer opgehaald. 

In globale lijnen is dit de rolverdeling (geweest): 


Algehele leiding, coördinatie en ontvangst:

 

Jubileumcommissie bestaande uit Louki Ennik, Noor Gast, Paulien Galema,                                                                              Anneke Zijlstra, Petra van der Wal 
Inkoop / bediening: Kee Kooistra, Yvonne Hoeksema
Buitenbar: Ilse Zijlstra
Hand- en spandiensten:   Korrie de Kok, Henkjan van Loon
Muziek / geluid:   Frans Luttje
Foto’s / (pers)verslagen / website /
fotopresentaties
Ellie Luttje
Tentopbouw / overkapping:   Jan V Rennes, Annemiek en Jan Gast
Tennisclinics: Stan Naaktgeboren en Steven de Groot  


Voor foto's van de baanrenovatie en de jubileumviering klik hier

Middelstum, 4 september 2020
Ellie Luttje

Vragen?

logo

E-mail

[email protected]da.nl

Telefoon

+31 6 17375938

T.C. Mentheda

Coendersweg 41
9991 CC Middelstum